In de hectiek van het ondernemen is het vastleggen van je processen vaak een onderschatte sleutel tot rust en productiviteit. Het vastleggen van je workflows en het plannen van je taken en afspraken zorgt er voor dat je hoofd leeg is, je altijd weet wat je wanneer moet doen en op vrije dagen kan je dan ook volledig loslaten.
Door het documenten van je processen en taken maak je een routekaart van je hele ondernemersreis, waardoor je niet verdwaalt in de details en raakt afgeleid door alle zijwegen. Het biedt niet alleen duidelijkheid voor jou, maar ook voor je team. Iedereen begrijpt de stappen, de rollen en de verantwoordelijkheden, waardoor er een harmonieuze samenwerking ontstaat.
Een leeg hoofd is heel krachtig. Het moment dat je weet dat alle belangrijke informatie netjes gedocumenteerd is, ontstaat er ruimte voor creativiteit en strategisch denken. Je hersenen hoeven niet langer overuren te draaien om details te onthouden; in plaats daarvan kunnen ze zich richten op innovatie en groei.
Een goede planning is jouw kompas voor je dagelijkse reis. Het opschrijven van taken en afspraken geeft niet alleen structuur aan je dag, maar helpt je ook om prioriteiten te stellen. Het gevoel van voldoening wanneer je een taak afvinkt, stimuleert bovendien een continue stroom van productiviteit. Je wordt er gewoon gelukkig van :-). Lees hier mijn blog over plannen en structuur.
En dan ontstaat er flow. Het is als een kano meevaren in een rivier in plaats van tegen de stroom in te vechten. Door bewust te plannen en processen vast te leggen, verminder je de kans op onverwachte obstakels en bevorder je flow en vooruitgang.
Het documenteren van bedrijfsprocessen is een waardevolle investering die zorgt voor efficiëntie en helderheid. Hier zijn enkele stappen om dit effectief te doen:
1. Identificeer de processen
Begin met het identificeren van de belangrijkste processen binnen je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan de financiële administratie, nieuwe leden, websitebeheer, klantenservice (per onderdeel), reviews, betalingen, sales, etc..
2. Bepaal doelstellingen
Definieer per proces de doelstellingen. Wat wil je bereiken?
3. Processtappen beschrijven
Documenteer elke stap van het proces in detail. Begin met post-its te plakken op een muur. Mocht je een stap zijn vergeten dan kan je dat er nog tussen zetten. Werk zo het hele proces uit tot in detail.
Maak dan zowel een goede omschrijving als een workflow van dit proces. Een handige online tool hiervoor is Gliffy. Samen wordt dit je procesdocument.
4. Verantwoordelijkheden aangeven
Wijs verantwoordelijkheden toe aan specifieke teamleden voor elke processtap. Dit creëert duidelijkheid over wie wat doet.
5. Tijdlijnen en deadlines
Voeg tijdlijnen en deadlines toe aan het procesdocument. Dit helpt bij het vaststellen van verwachtingen en zorgt voor tijdige uitvoering.
6. Risico’s identificeren
Analyseer mogelijke risico’s in elk proces. Door risico’s te begrijpen, kun je maatregelen nemen om ze te minimaliseren of in te calculeren.
7. Maak het meetbaar (KPI)
Implementeer controlepunten en meetbare KPI’s om de prestaties van het proces te evalueren. Dit biedt inzicht in de effectiviteit ervan.
8. Updates en revisies
Zet een taak in je planner voor evaluatie en revisies van de documentatie, zodat alles up to date blijft.
Het is natuurlijk van groot belang dat het hele team deze processen kent. Bespreek het in meetings, geef training waar nodig en zorg ervoor dat iedereen altijd up to date is.
Heb je geen team, dan klinkt dit wellicht erg overweldigend, maar ook als zzp-er zonder team is dit erg belangrijk. Het geeft je helderheid, inzicht en structuur.
Door deze stappen te volgen, leg je niet alleen je bedrijfsprocessen vast, maar creëer je ook een basis voor continue verbetering en groei. Het is een investering die op de lange termijn zijn vruchten afwerpt.
Kortom, het documenteren van processen en het vastleggen van je taken en afspraken in een planner zijn niet slechts administratieve taken. Ze vormen de bouwstenen van een rustige, georganiseerde onderneming waarin flow en productiviteit de norm zijn. Neem de tijd om je kaart uit te stippelen en je planner te vullen – de rust en flow die je ermee wint, zullen je bedrijf naar nieuwe hoogten leiden.
Wil jij nog meer geïnspireerd raken over flow en hoe jij dat kan toepassen in je bedrijf? Kom dan naar het FLOW BUSINESS EVENT op 3 oktober in theater DNK te Assen. Met 4 sprekers, 6 workshops, energizers en een netwerkborrel. Een volledige dag vol inspiratie en actie.