We zijn elke dag druk met van alles. Als ondernemer zijn we niet alleen meer de specialist waarvoor we juist ons hebben ingeschreven bij de KvK. We hebben er vele taken bijgekregen zoals boekhouder, administrateur, secretaresse, inkoper, marketeer en nog zoveel meer. En dan is daar nog de afleiding, pling een mailtje, toch even kijken. En hoe vaak pakken we automatisch niet die telefoon, even kijken of er nieuws is. Met deze blog wil ik je helpen door tips te geven over planning en structuur, hoe je aan je taken denkt i.p.v. erover piekert. Hoe je meer focus en rust krijgt in je dag.

Tip 1: planner en takenlijst

Drukdrukdruk, is vaak het antwoord als ik een ondernemer vraag hoe het gaat. Als ik dan doorvraag worden ze geleefd door taken en afspraken. Maar ze hebben geen idee wat ze nog aan taken hebben of hoe lang ze ermee bezig zijn. We denken OVER van alles na, taken, afspraken, ideeën, klusjes, administratie, huishouden en ga zo maar door.

Door op een juiste manier een planner te gebruiken en je taken op te schrijven creëer je overzicht met een goede planning en structuur. Dan gaan we niet meer OVER al die zaken nadenken, maar op het moment dat het moet AAN deze taken denken. Zo krijg je weer rust in je hoofd en de juiste focus op je werk.

Nu kan je kiezen tussen een papieren planner en alles digitaal bijhouden. Ikzelf gebruik Trello voor al mijn doelen, wensen en taken. Daarnaast gebruik ik een whiteboard op mijn kantoor met mijn weektaken in to do, doing en done en toch gebruik ik daarnaast ook een papieren planner.

Wat ik ook erg fijn vind is de Google agenda, deze is gekoppeld met de agenda van mijn man. Dan kan ik zien of ik wel of niet iets kan plannen. Met een zoon en een hond moeten we rekening met elkaar houden. Klinkt wellicht dubbel allemaal, het gaat erom wat voor jou fijn werkt. Als het maar niet in je hoofd blijft zitten.

Tip 2: Blokken maken

Maar hoe prioriteer je nu al die taken? Hoe zorg je ervoor dat je niet van alles door elkaar heen doet en van juist van chaos naar een goede planning en structuur gaat.

Deel je dag op in blokken. Ik maak bijvoorbeeld een blok voor klanten, werken aan Persistant, administratie en privé zaken. Deze blokken geef ik elk een aparte kleur. Hierdoor krijg je focus en overzicht.

De taken groepeer ik dan dus in die blokken. Zo plan ik een half uur in de ochtend en een half uur in de middag voor het beantwoorden van e-mails. De rest van de dag staat mijn outlook uit. Zo word ik niet de hele dag geleefd door mijn e-mail. Meer focus op de taken die gepland staan. Maar 1 mail kan ook best veel tijd kosten, bijvoorbeeld een offerteaanvraag die uitgewerkt moet worden. Maak hiervan dan een aparte taak voor op een ander moment in het daarbij behorende blok.

Door taken te groeperen kom je in een flow, je doet dezelfde soort werkzaamheden en schiet niet van het één in het ander. Hierdoor werk je veel efficiënter.

Plan ook je pauze in! We hebben tussendoor die ontspanning nodig zodat je daarna weer fris aan de slag kan. Na een uur werken een korte break. En in de middag een lange break, het liefst naar buiten even een flinke wandeling maken. Dit maakt je hoofd leeg en hierdoor komen vaak de beste ideeën en oplossingen naar boven. Zonder telefoon even alleen met je gedachten en de natuur.

Planning en structuur
Creëer overzicht door een goede planning

Tip 3: Planning

Het is heel fijn met die blokken te werken, maar hoe zorg je ervoor dat je overal echt aan toe komt? Wees in ieder geval niet te streng voor jezelf. Plan maximaal 5 taken per dag in. Zorg ervoor dat je planning realistisch en haalbaar is. Niets is meer frustrerend als je aan het einde van de dag niet alle taken hebt kunnen doen.

Plan je afspraken en taken ruim in. Neem de tijd om te zorgen dat je niet te gehaast moet werken om alles af te krijgen. Houd bij afspraken ook rekening met de reistijd en oponthoud.

Ik plan zelfs mijn dagelijkse taken in zoals onze hond uitlaten, eten en Tijs brengen en halen van school. Ja, ook dat kost tijd en dat wordt vaak vergeten. Het zijn vaak simpele dingen, die het verschil maken.

Elke dag plan ik een maximaal aantal uren aan afspraken en taken. Zo houd ik bijvoorbeeld 1,5 uur vrij in de dag voor uitlopers of ad-hoc zaken. Zo zorg ik ervoor dat ik niet knel kom te zitten met de tijd. Ook geeft dit je wat speling. Ik hoor wel eens opmerkingen als de spontaniteit verdwijnt door al dat plannen, of ik raak mijn creativiteit erdoor kwijt.

Door ruimte te houden kan je af en toe best even spelen met je planning. Begin ook altijd met de rot klussen en de belangrijkste taken. Mocht je in de middag denken ik neem lekker vrij, dan wil je toch wel de taken af hebben die belangrijk waren. Dan kan je de rest best eens wat schuiven zonder er een rotgevoel over te hebben.

Nu alles mooi gepland staat en alle taken uit je hoofd zijn zodat je niet meer over van alles nadenkt maar aan taken denkt op het juiste moment, is het natuurlijk wel belangrijk je ook aan de planning en structuur te houden.

Tip 4: Mindset

Alles valt en staat met de juiste mindset. Houd vol en zorg dat het plannen in je systeem komt te zitten. Door consequent je taken te plannen word het een routine. Hoe meer routine je krijgt hoe gemakkelijker het wordt om je aan je eigen planning te houden.

Alles zit in je hoofd. Zorg ervoor dat je duidelijk bent. Geef aan dat je even niet gestoord wilt worden en durf nee te zeggen. Als je niet opkomt voor je eigen doelen dan gaat het ook niet lukken. Vooral als je op kantoor werkt is de afleiding groot, mensen die even langslopen om een vraag te stellen. Maak hier duidelijke afspraken over of zoek een rustige plek om te werken. Wees in ieder geval duidelijk en kom voor jezelf op.

Dit is eigenlijk de allerbelangrijkste tip. Plannen is mooi, maar als je het niet doet dan blijf je achter de feiten aanlopen. En niets is meer frustrerend dan aan het einde van de dag niet alles af te hebben. Hierdoor krijg je veel onrust en een schuldgevoel. En dat konden we nu juist niet gebruiken.

En successen mogen gevierd worden! Dit geeft een extra boost.

Tip 5: Focus

We doen vaak van alles tegelijk, even snel dat appje sturen, social media updaten, blog schrijven en tussendoor nog even die mail beantwoorden. Ondertussen gaat er van alles door je hoofd, Kyra moet nog uit, ow die boodschap straks niet vergeten en is het al tijd om Tijs van school te halen?

We hebben dit al besproken natuurlijk door die planning en structuur aan te brengen. Maar toch hebben we drukte door steeds maar op de tijd te letten, kleine dingen waar je onbewust mee bezig bent en de afleiding van je apparaten. Dit zorgt ervoor dat je niet volledig geconcentreerd bezig bent, je hebt geen volledige FOCUS.

Zet je meldingen uit! Zorg ervoor dat je dus niet elke keer afgeleid wordt door je telefoon of e-mails die binnenkomen. Plan een vast moment om je e-mails te verwerken. En als je weer uit gewoonte die telefoon pakt, bedenk dan eerst eens, waarom wil ik hem pakken? Doorbreek de gewoonte. Houd voor de gein maar eens bij hoeveel uren je kwijt bent op je telefoon, ik ben hier enorm van geschrokken (instellingen > schermtijd) en ben daardoor veel bewuster hem weg gaan leggen. Dat scheelt enorm veel tijd en geeft mij veel meer focus. Meer focus waardoor ik mijn taken sneller af krijg.

En als ik een afspraak heb, of Tijs van school moet halen, zet ik op mijn telefoon de wekker aan. Zo hoef ik niet constant op de tijd te letten maar word ik er 10 minuten van te voren aan herinnert. Rust in je hoofd.

De meeste focus krijg je door alles uit je hoofd in taken te zetten, een wekker voor afspraken en zorgen voor minimale afleiding. Zoek een rustige plek om te werken en zoals eerder benoemd groepeer dezelfde soort taken zodat je dezelfde dingen achter elkaar aan doet en zo in een flow komt.

Focus op doelen en taken
Focus op je doel

Tip 6: Evalueren

Hoe is het je deze maand vergaan? Is het je gelukt om een goede planning te maken, taken te groeperen in blokken en te zorgen voor zo min mogelijke afleiding en een zo groot mogelijke focus?

Kijk na elke maand eens terug en evalueer voor jezelf wat goed ging en waar verbetering mogelijk is. Zo gaat het je steeds beter af en weet je ook goed wat jouw valkuilen zijn. En als je dat inzichtelijk hebt kun je ook verbeteringen gaan doorvoeren om te zorgen dat je nog meer focus krijgt.

Ik wens je veel succes! Mocht je nog vragen hebben over planning en structuur, laat het mij weten. En denk je nu Anita, mooi verhaal MAAR WAAR MOET IK BEGINNEN????? Dan help ik je graag vooruit natuurlijk. Binnenkort komt een nieuwe service online waarin ik zzp-ers help om een goede planning te maken en structuur aan te brengen in hun bedrijf waarna ze zelf weer verder kunnen.