We zijn tegenwoordig zo gewend om even snel een e-mail te schrijven, i.p.v. de telefoon te pakken of even langs te lopen met een vraag als dat kan. Veel mensen worden geleefd door hun inbox. Pling, weer een e-mail: gelijk even kijken. Maar daardoor kom je niet aan je werk toe, of moet je steeds opnieuw beginnen. Focus en concentratie, hoe dan? Hoe zorgen we ervoor weer in control te zijn?

E-MAIL TIP 1: Neem zelf de regie!

Zet alle meldingen uit en laat ook je mailbox niet openstaan. Bepaal zelf wanneer jij je e-mail gaat verwerken.
Plan 1 of 2 keer per dag een moment om je mailbox te openen en je e-mail te verwerken. Als de tijd om is sluit jij je mailbox weer.

Kan je een e-mail binnen 2 minuten beantwoorden? Doen. Duurt dit langer? Plan dan een taak in en verplaats die e-mail naar een aparte map om daar later aan te gaan werken.

Houdt rekening met je eigen ritme. Ochtendmens? Dan wil je juist dan goede focus op taken, ga dan dus later in de ochtend en laat in de middag door je e-mail heen. 

E-MAIL TIP 2: Zero mail in je INBOX strategie 

Hoeveel mailtjes zitten er in jouw INBOX? Veel mensen laten al hun e-mail erin staan terwijl je daar erg onrustig van kan worden. Ik zie het als een ‘postvak in’ en wil het dan ook leeg hebben elke dag. De brievenbus haal jij toch ook elke dag leeg?

Maar hoe doe je dat! Door structuur aan te brengen en jezelf een nieuwe werkwijze aan te leren. Maak een paar extra mappen aan in je inbox en leer jezelf aan dit dagelijks consequent op te volgen. 

Je gaat de volgende mappen aanmaken:
> Wacht op reactie
> Taken
> Parkeren
> Archief (standaard vaak al aanwezig) 

Nu is je INBOX  puur een plek waar post binnenkomt. Zodra je de e-mail opent maak jij direct de keuze:
> Kan ik het binnen 2 minuten behandelen? Direct doen en daarna archiveren. Eventueel de verzonden mail in wacht op reactie plaatsen.
> Kost het meer tijd maar jij staat op actie? Plaats de mail in Taken. Maak daarnaast gelijk een taak aan in bv Trello. Kan ook in een to do lijst zijn of andere planner.
> Is er niet direct actie nodig of wil jij de e-mail later lezen, zet de e-mail dan in de map parkeren. Ik plan een vast moment in mijn takenlijst met ‘map parkeren checken’. Vaak doe ik dat op vrijdagmiddag.
> Moet iemand anders iets doen? Stuur de e-mail door, plaats het in het archief en zet je verzonden e-mail in wacht op antwoord.
> Alle e-mail wat niet interessant is in de prullenbak of als het na het lezen niet meer relevant is, in het archief. Er zijn goede zoekfuncties waardoor je de e-mail altijd heel goed weer terug kan vinden. Aparte archiefmappen op naam zijn dus echt niet meer nodig.

Probeer ook nieuwsbrieven te beperken: niet interessant? Schrijf je uit! 

E-MAIL TIP 3: Kan het ook anders? 

We zijn tegenwoordig zo gewend om te mailen, het is ook zo gemakkelijk. Maar we zijn daardoor wel het persoonlijke contact wat verloren.Ik hoor mensen gewoon letterlijk zeggen dat ze bellen echt verschrikkelijk vinden.Terwijl toen we nog geen internet hadden we uren aan de telefoon hingen en veel bij elkaar langsliepen. Nu weten we niet beter en verschuilen we ons er vaak achter internet. 

Dus laten we weer wat meer echt met elkaar in contact komen, dat kan ook MET gebruik van internet 😉
> Spreek met elkaar af, het kost wat meer tijd maar je kan ook veel meer met elkaar bespreken.
> Met een telefoontje krijg je sneller je antwoord, het is veel efficiënter i.p.v. afwachten wanneer je reactie krijgt. Mail jij zelf minder, dan ontvang je ook minder mails op den duur.
> Lukt afspreken niet vanwege de afstand, Skype of ZOOM is dan een mooie oplossing. Koffiedate op afstand! Mooie combi van de twee bovenstaande punten.

En nee, ik ben geen voorstander van niet meer mailen. Helemaal als zaken gewoon even zwart op wit moeten, delen van documenten en alle andere praktische zaken. Maar voor afspraken maken, planning doornemen of wat voor korte besprekingen ook die gemakkelijk anders kunnen, zou ik toch liever anders willen. 

Let eens op je e-mailgedrag: kijk eens hoe het bij jou anders kan. Ik denk dat veel van de e-mails gaat over zaken die in een kort overleg veel efficiënter kunnen. 

E-mail tip 4: (automatisch) antwoorden 

Reageer jij binnen een bepaalde tijd op e-mail? Weten jouw (potentiële) klanten wat ze kunnen verwachten? Ik ben van mening dat het belangrijk is i.i.g. de mail dagelijks te scannen en diegene te beantwoorden met een vraag waar jij bij kan helpen. 

Lukt dit niet? Dan is een automatisch antwoord ideaal. Hierin kan je aangeven op welk termijn ze een antwoord van jou mogen verwachten. Dit geeft je ruimte en rust. Maar houd je wel aan dat termijn. Communicatie en doen wat jij zegt is zo belangrijk hierin.

E-mail tip 5: regels instellen 

Ontvang jij veel nieuwsbrieven, die jij op een later tijdstip graag door wilt lezen? Dan kan je hier een uitzondering op maken en toch nog een apart mapje maken voor nieuwsbrieven. Zorg er dan voor dat deze e-mails via een vooringestelde regel (automatische verplaatsing) direct in de map nieuwsbrieven terecht komen. Zo word jij er niet door afgeleid en kan jij deze e-mails lezen op het moment dat het jou uitkomt. Dat kan natuurlijk ook naar de map ‘parkeren’ als het om een paar nieuwsbrieven gaat. Dit moet je per verzender instellen.

E-mail tip 6: Uitbesteden

Lukt dat nu ook niet? Wellicht is uitbesteden dan een goede optie. Ik help jou graag om structuur in jouw mailbox aan te brengen en/of jouw mail te beheren.

Succes!