Laat jij jouw post wel eens een week in de brievenbus zitten? Ik gok van niet ?
Waarom laat jij dan wel je e-mails in je mailbox zitten? Die steeds voller en voller raakt… Het openen van de mail wordt steeds verder doorgeschoven. En elke dag wordt het een groter blok aan je been.
Misschien is het je zelfs al overkomen dat je te laat op een e-mail reageerde. En zo een toffe opdracht hebt misgelopen. Terwijl dat helemaal niet nodig is!
Pak de regie terug! Ga aan de slag met mijn tips voor jouw inbox en ervaar weer de rust om op jouw voorwaarden je e-mail te verwerken.
E-MAIL TIP 1: Neem zelf de regie
Zet alle meldingen uit en laat ook jouw mailbox niet openstaan. Bepaal zelf wanneer jij je e-mail gaat verwerken. Niets is meer killing voor jouw focus als je steeds wordt afgeleid door meldingen van binnenkomede mailtjes.
Plan 1 of 2 keer per dag een moment in jouw planning om de mailbox te openen en je e-mail te verwerken. Als de tijd om is sluit jij de mailbox weer.
Houdt rekening met je eigen ritme. Ben jij een echte ochtendmens? Dan wil je juist dan goede focus op taken, ga dan dus later in de ochtend en laat in de middag door de e-mail heen.
E-MAIL TIP 2: Zero mail in jouw INBOX strategie
Hoeveel mailtjes zitten er in jouw INBOX? Veel mensen laten al hun e-mail erin staan terwijl je daar erg onrustig van kan worden. Ik zie het als een ‘postvak in’ en wil het dan ook leeg hebben elke dag. Net als die brievenbus waar ik het al over had ;-).
Maar hoe doe je dat! Door structuur aan te brengen en jezelf een nieuwe werkwijze aan te leren. Maak een paar extra mappen aan in jouw inbox en leer jezelf aan dit dagelijks consequent op te volgen.
Je gaat de volgende mappen aanmaken:
- wacht op reactie;
- taken;
- parkeren;
- archief (standaard vaak al aanwezig).
Nu is je INBOX puur een plek waar post binnenkomt. Zodra je de e-mail opent maak je op basis van de volgende voorwaarden je keuze.
1. Kan ik de e-mail binnen 2 minuten behandelen? Is je antwoord ja, dan dit zeker direct doen waarna je de e-mail kan archiveren. Als je het antwoord op die e-mail wilt afwachten, plaats dan de verzonden e-mail in de map ‘wacht op reactie’.
2. Kost het beantwoorden van de e-mail meer tijd maar jij staat wel op actie? Plaats de e-mail dan in het mapje ‘taken’. Maak daarnaast gelijk een taak aan in b.v. Trello. Dat kan natuurlijk ook in een to do lijst of andere planner. Laat ook de mailer altijd even weten dat je de e-mail hebt ontvangen en wanneer diegene een inhoudelijk antwoord kan verwachten.
3. Is er niet direct actie nodig of wil jij de e-mail op een later moment lezen, zet de e-mail dan in de map ‘parkeren’. Ik plan een vast moment in mijn takenlijst met ‘map parkeren checken’. Vaak doe ik dat op vrijdagmiddag.
4. Moet iemand anders iets doen? Stuur de e-mail dan door, archiveer de e-mail en zet je verzonden e-mail in de map ‘wacht op reactie’. Ook stuur ik de afzender net als bij punt 2 even een antwoord met de status van de actie.
5. Alle e-mails wat voor jou niet interessant is plaatsen we direct in de prullenbak, of als het na het lezen niet meer relevant is, in het archief. Er zijn goede zoekfuncties in de mailboxen waardoor je de e-mail altijd heel snel weer terug kan vinden. Aparte archiefmappen op naam zijn dus echt niet meer nodig.
Zorg ervoor dat je regelmatig blijft checken of er nog mail in je mappen zitten. Zet in je planning een standaard taak daarvoor aan. Opvolging is hierin echt belangrijk.
En dan hebben we nog al die nieuwsbrieven die we ontvangen. De één is heel inspirerend maar de ander lees je totaal niet. Schrijf je dan meteen weer uit!
Heb jij nu na het lezen al vragen en zou je graag even willen sparren? Boek dan HIER nu een gratis sparringsessie van 15 minuten waarin ik je verder kan helpen :-).
E-MAIL TIP 3: Kan het ook anders?
We zijn tegenwoordig zo gewend om te e-mailen, het is ook zo gemakkelijk. Maar we zijn daardoor wel het persoonlijke contact wat verloren.Ik hoor mensen gewoon letterlijk zeggen dat ze bellen echt verschrikkelijk vinden.Terwijl toen we nog geen internet hadden we uren aan de telefoon hingen en veel bij elkaar langsliepen. Nu weten we niet beter en verschuilen we ons vaak achter internet.
Dus laten we weer wat meer echt met elkaar in contact komen, dat kan ook MET gebruik van internet ;-).
Spreek met elkaar af, het kost wat meer tijd maar je kan ook veel meer met elkaar bespreken waardoor het juist efficiënter is.
Met een telefoontje krijg je sneller je antwoord, het is veel efficiënter i.p.v. afwachten wanneer je reactie krijgt. E-mail jij zelf minder, dan ontvang je ook minder e-mails op den duur.
Lukt afspreken niet vanwege de afstand, Skype of ZOOM is dan een mooie oplossing. Koffiedate op afstand! Mooie combi van de twee bovenstaande punten.
En nee, ik ben geen voorstander van niet meer mailen. Helemaal als zaken gewoon even zwart op wit moeten, delen van documenten en alle andere praktische zaken. Maar voor afspraken maken, planning doornemen of wat voor korte besprekingen ook die gemakkelijk anders kunnen, zou ik toch liever anders willen.
Let eens op je e-mailgedrag: kijk eens hoe het bij jou anders kan. Ik denk dat veel van de e-mails gaan over zaken die in een kort overleg veel efficiënter kunnen.
E-mail tip 4: (automatisch) antwoorden
Reageer jij binnen een bepaalde tijd op e-mail? Weten jouw (potentiële) klanten wat ze van jou kunnen verwachten? Ik ben van mening dat het belangrijk is i.i.g. de e-mail dagelijks te beantwoorden, binnen 24 uur een reactie, ook al is dat dus een bevestiging van ik heb je e-mail ontvangen en dit is de actie wat ik er nu mee heb gedaan.
Lukt dit nu echt niet? Dan is een automatisch antwoord ideaal. Hierin kan je aangeven op welk termijn ze een antwoord van jou mogen verwachten. Dit geeft je ruimte en rust. Maar houd je wel aan dat termijn. Communicatie en doen wat jij zegt is zo belangrijk hierin.
E-mail tip 5: regels instellen
Ontvang jij veel nieuwsbrieven, die jij op een later tijdstip graag door wilt lezen? Dan kan je hier een uitzondering op mijn regel maken en toch nog een apart mapje maken voor nieuwsbrieven. Zorg er dan voor dat deze e-mails via een vooringestelde regel (automatische verplaatsing) direct in de map nieuwsbrieven terechtkomen. Zo word jij er niet door afgeleid en kan jij deze e-mails lezen op het moment dat het jou uitkomt. Dat kan natuurlijk ook naar de map ‘parkeren’ als het om een paar nieuwsbrieven gaat. Dit moet je per verzender instellen.
E-mail tip 6: Uitbesteden
Lukt het jou echt niet om dagelijks de inbox te legen en te organiseren? Wellicht is uitbesteden dan een goede optie. Ik help jou graag die structuur in jouw mailbox aan te brengen en/of jouw e-mail helemaal over te nemen en te beheren. Dan krijgen (potentiële) klanten elke dag antwoord op hun vragen, plan ik zaken in en bewaak ik de acties.
Wil jij nog meer tips voor meer structuur en focus binnen jouw onderneming?
Met mijn gratis stappenplan ervaar jij weer die rust en de ruimte om aan je doelen te kunnen werken. Maak weer tijd om aan je bedrijf te werken en te kunnen groeien. In 8 stappen meer structuur en focus op een praktische en toegankelijke manier.
